Para cada cuenta del plan contable, el libro mayor alinea: fecha, diario de origen, concepto, debe, haber, saldo progresivo, letra.
Extracto tipo — cuenta 411DUPONT (cliente Dupont SARL):
Fecha Diario Concepto Debe Haber Letra 05/02 VE Factura F-2026-0118 4.800,00 A 12/03 BQ Transferencia Dupont 4.800,00 A 02/04 VE Factura F-2026-0201 2.350,00 ──────────────────────────────────────────────────────────────── Saldo deudor: 2.350,00 €
Lectura: la factura de febrero está pagada (letrada «A» con su pago), la de abril sigue pendiente: el saldo deudor de 2.350 € es su crédito actual con este cliente.
Los tres usos cotidianos en PYME:
| Documento | Organización | Pregunta a la que responde |
|---|---|---|
| Diario | Cronológico | ¿Qué se registró ese día? |
| Libro mayor | Por cuenta | ¿Qué ha ocurrido en esta cuenta? |
| Balance | Síntesis por cuenta | ¿Están todas las cuentas equilibradas, cuáles son los saldos? |
| FEC | Archivo normalizado (art. A47 A-1 LPF) | Versión electrónica exigible en control fiscal |
Desde 2016, el formalismo histórico (libros encuadernados y folios) ha desaparecido: el diario y el libro mayor son estados generados por el software contable, siempre que este garantice la inalterabilidad de los asientos validados (sin modificaciones sin rastro: este es el sentido del requisito de «carácter inalterable e irreversible» de los asientos).
El FEC, que hay que probar antes de que lo pidan: toda empresa con software debe poder entregar su Archivo de Asientos Contables en formato normalizado desde el inicio de una inspección. Un FEC no conforme (columnas faltantes, asientos no validados, numeración con lagunas) puede acarrear una multa de 5.000 € por ejercicio, y, sobre todo, pone en contra al control desde el primer momento. Genérelo una vez al año en blanco y páselo por el validador de la DGFiP (herramienta gratuita «Test Compta Demat»): diez minutos que evitan una muy mala primera impresión.
Descubra la solución Orizen: Contabilidad Orizen — exportaciones FEC y despacho, modular y creada para las pymes francesas.
Essai gratuit 14 jours El precio del módulo: Contabilidad Orizen — exportaciones FEC y despachoEl libro mayor general agrupa las cuentas colectivas (411 «Clientes» en un solo bloque); los libros mayores auxiliares detallan cada tercero individualmente (411DUPONT, 411MARTIN…). La suma de los auxiliares siempre debe igualar al colectivo: una diferencia indica un asiento registrado directamente en la cuenta colectiva, que hay que corregir. En las PYMES con software integrado, la distinción es transparente: cada cliente/proveedor tiene su cuenta y los estados se agrupan automáticamente.
Sí, y es el flujo de trabajo estándar: exportar el libro mayor (o mejor, el FEC) desde su herramienta de gestión al software de producción contable del despacho. Los softwares de gestión modernos también exportan los diarios de ventas y compras con los documentos adjuntos (facturas PDF vinculadas a los asientos), lo que reduce a la mitad el tiempo de entrada de datos del despacho y, por tanto, sus honorarios. Pregúntele a su asesor contable su formato preferido: FEC, exportación nativa (Pennylane, ACD, Cegid…) o CSV configurado.
El check-list mínimo: (1) cuentas de espera (471) vacías: no debe quedar nada al cierre; (2) cuentas de clientes/proveedores leteadas, saldos antiguos explicados (¿hay que provisionar deudas de cobro dudoso?); (3) cuentas de IVA coherentes con las declaraciones presentadas; (4) 512 conciliado con el extracto bancario al 31/12; (5) cuentas corrientes de socios documentadas (convenios, intereses). Estos cinco puntos representan el 80 % de las preguntas del asesor contable: anticiparlos acelera el cierre en la misma proporción.