La orden de pedido en blanco, y el albarán de entrega que viene después en la cadena. Cada plantilla existe en Word, para editar, y en PDF, para imprimir.
Descarga directa, sin registro ni dirección de correo. Los datos de la plantilla son ficticios, incluido el SIREN 000 000 000: sustitúyalos por los suyos.
Una venta entre empresas deja una huella escrita en cada etapa. Cada documento tiene su emisor y su función, y cada uno cita al anterior. Es lo que permite, en caso de desacuerdo, reconstruir lo que se propuso, se pidió, se entregó y después se facturó.
Ningún texto fija la lista de menciones de una orden de pedido. Para que sea realmente útil, debe permitir cotejar sin dudas el pedido, la entrega y la factura. La plantilla descargable prevé:
Identificación
Las partes
El pedido
Entrega y pago
Firmas
| Documento | Emitido por | Cuándo | Qué acredita |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | El proveedor | Antes de la venta | La oferta de precio y condiciones |
| Orden de pedido | El comprador | Al hacer el pedido | Lo que se pidió, y en qué condiciones |
| Albarán de entrega | El proveedor | En la entrega | Lo que se entregó, y las reservas eventuales |
| Factura | El proveedor | Tras la entrega o la prestación | Lo que el cliente debe pagar; documento contable |
La orden de pedido no es sistemática: una venta puede cerrarse sin ella, y la factura solo retoma su número cuando el comprador ha emitido una. Entre empresas, sigue siendo la forma más sencilla de fijar por escrito lo que pide el comprador, sobre todo cuando el pedido se aparta del presupuesto: cantidades ajustadas, fecha de entrega, dirección de otro establecimiento.
En cuanto a la conservación, service-public.fr distingue dos casos: una orden de pedido de uso comercial se conserva 5 años, una orden de pedido utilizada como documento contable 10 años.
No es sistemática: una venta puede cerrarse sin orden de pedido. Pero cuando el comprador emite una, su número debe figurar en la factura del proveedor, según service-public.fr.
El comprador, ya que es quien confirma el pedido: nombre, cargo, fecha y firma, con la mención «Bon pour commande». El proveedor puede refrendarla para aceptar el pedido por escrito, como prevé la plantilla.
Sí, cuando el comprador ha emitido una orden de pedido: su número forma parte de las menciones obligatorias de la factura. Es también lo que permite al departamento contable del cliente cotejar la factura con su pedido.
Cinco años para una orden de pedido de uso comercial y diez años cuando sirve de documento contable, según service-public.fr.
Aclárelo antes de entregar: emita un nuevo presupuesto que recoja la petición, o confirme por escrito la diferencia aceptada. Entregar sobre la base de una orden de pedido que contradice su presupuesto deja dudas sobre las condiciones aplicables.